MOUVEMENT SCOUTS/GUIDES DE SAINT-JEAN

POLITIQUE ET PROCÉDURES BUDGÉTAIRES


Les politiques suivantes ont été établies afin de simplifier la tâche des animateurs et animatrices. Ils ou elles auront plus de temps à consacrer à la plannification et à l'animation de leurs activités de groupes et d'unités.

À compter de la réunion annuelle 1998 prévue pour le 26 octobre la gestion du groupe de Saint-Jean à la demande de nos deux Fédérations; Fédération des GUIDES et la Fédération SCOUTS se fera complètement séparée. C'est à dire que les finances du groupe seront établi de sorte que les fonds seront répartis de la façon suivante:

A. La différence de la cotisation (montant payé par le parent ou tuteur moins la cotisation payée avec le recensement) sera remis au compte du groupe approprié. Ex.: 13,00 $ fois huit (8) castors = 104,00$ au compte scouts et 23,00$ fois huit (8) étincelles = 184,00$ au compte guides.

B. Toute levée de fonds sera coordonnée par le conseil de gestion. Le chef de groupe est la personne désignée pour signaler à la gestion les intentions des unités. S'il n'y a pas de chef de groupe, le responsable de l'unité fera la demande au comité. À noter que certaines levées de fonds font partie du côté animatif chez les jeunes car ils doivent ramasser une partie des fonds. Le commissaire du district est celui qui approuve la participation des jeunes aux levées de fonds.

C. Toute levée de fonds devra être remise au (à la) trésorier(ière) pour être déposé à l'unité appropriée. Les fonds des unités seront gérés individuellement. Ces levées de fonds comprennent les levées de fonds des fédérations, Tag Day. Exemple: unité castor a ramassé 30$ pour la vente de calendriers, ce montant est remis au compte des castors ou 100$ pour la vente de chocolat par les étincelles, ce montant est remis au compte Étincelles, etc.

D. Toutes dépenses des levées de fonds organisés par le conseil de gestion seront répartis au pourcentage de profit par l'unité au profit total recueillis à cette levée de fonds Exemple: une levée de fonds nous rapporte un montant total de 500$ et les dépenses pour cette même levée de fonds s'élève à 50$. L'unité castors a ramassé 100$ et l'unité étincelles, 150$. Alors l'unité castor devra payer 20% des dépenses (100$ divisé par 500$), une dépense de 10$ (20% de 50$) tandis que l'unité étincelles payera 30% (150$ divisé par 500$), une dépense de 15$ (30% de 50$). Exemple de levée de fonds: Tag Day.

E. Du montant recueilli en C. (À l'exception des levée de fonds des fédérations), un pourcentage de 30% par unité sera retenu pour la gestion du groupe. Ce montant sera déposé au compte du groupe approprié. Exemple: le pourcentage de 30% recueillis au niveau étincelles sera déposé au compte-guides et le pourcentage de 30% au niveau des castors sera déposé au compte-scouts.

F. La gestion présentera les états financiers pour chaque unité à la fin janvier et juin.Toutefois un compte rendu des revenus et dépenses pour une unité peut être demandé en tout temps.

G. Chaque unité du mouvement aura la responsabilité d' administrer une petite caisse ayant un maximum de 100$. Tout montant dépassant cette limite devra être remis à la trésorerie pour être déposé au compte de l'unité en question. Des reçus devront être présentés à la trésorerie avant de renouveler le montant. À cette petite caisse s'ajoutera le montant hebdomadaire des jeunes. À la fin des activités pour l'année courante, chaque unité devra remettre à la trésorerie l'argent (minimum de 25$) et les reçus de sa caisse.

H. Les profits nets, au maximum de 100$, des pâtisserie-causeries (café-beignes) seront absorbés par le conseil de gestion. Tout profit dépassant ce montant maximal de 100$ sera répartis individuellement et remis au compte du groupe (scouts et guides) approprié. Les profits tirés des activités (ex.: vente de bricolages) des unités aux pâtisserie-causeries seront gérés par l'unité en question.

I. Les profits de toutes levées de fonds impliquant que le conseil de gestion seront répartis individuellement et déposés au compte du groupe (scouts et guides) approprié. Exemple: profit de 200$ pour un groupe de quarante-six (46) jeunes, soit vingt-sept (27) scouts et dix-neuf (19) guides: 200$ divisé par 46 = 4,13$ par jeune.

J. Il est interdit en tout temps de transférer des montants entre les groupes (scouts et guides).

K. Pour toute demande d'avance de fonds, un formulaire devra être rempli et remis au chef de groupe au moins six (6) semaines avant l'activité.

L. Toute demande d'uniformes, équipement, écussons sera faîte par le chef de groupe et remis à la trésorerie pour être payé. Avant de placer une commande, il faudra obtenir l'approbation du conseil de gestion afin de s'assurer qu'il y a des fonds pour payer.

M. Les prévisions budgétaires pour l'année devront être présentées à la gestion avant la fin octobre.

N. Les fonds au compte de chaque groupe (scouts et guides) défrayeront les coûts de la cotisation des animateurs et animatrices et les soldes des commandes d'uniformes.

O. Les fonds au compte de chaque unité défrayeront les coûts des camps d'hiver et d'été de cette même unité.

P. Les fonds à la petite caisse de chaque unité défrayeront les coûts des bricolages, les promesses et toute autre dépense associée aux rencontres.

Q. Les fonds au compte du conseil de gestion défrayeront les coûts de photocopies, cotisation du conseil de gestion au niveau scout et niveau guide, formation du conseil de gestion.





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