Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 2 Tahun 1991 PANDUAN PENGURUSAN MESYUARAT DAN URUSAN JAWATANKUASA KERAJAAN

Sumber

Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 2 Tahun 1991
PANDUAN PENGURUSAN MESYUARAT DAN
URUSAN JAWATANKUASA KERAJAAN

Pekeliling ini bertujuan untuk dijadikan panduan oleh pihak pengurusan dan urus setia jawatankuasa-jawatankuasa Kerajaan agar mereka dapat melaksanakan tanggungjawab dengan lebih cekap dan berkesan. Panduan Pengurusan Mesyuarat dan Urusan Jawatankuasa Kerajaan disertakan sebagai lampiran pekeliling ini.

2. Dari semasa ke semasa, Kerajaan mewujudkan berbagai-bagai jawatankuasa untuk melaksanakan tanggungjawab tertentu. Secara umumnya, jawatankuasajawatankuasa itu memainkan peranan untuk:

(i) merancang pelaksanaan sesuatu dasar atau program Kerajaan;

(ii) memperoleh nasihat daripada pihak yang mempunyai kepakaran dan pengalaman dalam perkara tertentu; dan

(iii) menyelaras dan menyatukan usaha pelaksanaan sesuatu program supaya tindakan yang dilakukan oleh semua agensi yang terlibat bersepadu dan terselaras.

3. Sebuah urus setia perlu dilantik untuk membantu jawatankuasa menjalankan tanggungjawabnya. Antara peranan urus setia itu ialah mengatur mesyuarat, menghantar surat jemputan mesyuarat dan menyediakan minit mesyuarat. Di samping itu, urus setia juga bertanggungjawab mewujudkan satu sistem pengesanan bagi menentukan follow-up dan follow-through ke atas keputusan-keputusan jawatankuasa.

4. Panduan Pengurusan Mesyuarat dan Urusan Jawatankuasa Kerajaan ini dikeluarkan untuk menetapkan tindakan dan norma kerja yang harus dilaksanakan bagi menentukan bahawa pengurusan mesyuarat dan urusan jawatankuasa-jawatankuasa Kerajaan dikendalikan dengan jayanya.

5. Garis panduan ini hendaklah digunakan mulai daripada tarikh pekeliling ini dikeluarkan.

Lampiran kepada Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 2 Tahun 1991
PANDUAN PENGURUSAN MESYUARAT DAN URUSAN JAWATANKUASA KERAJAAN

ISI KANDUNGAN

A. TUJUAN

B. LATAR BELAKANG

C. TANGGUNGJAWAB URUS SETIA

    (a)      Tindakan Pramesyuarat
                (i)     Menentukan Agenda, Tarikh, Masa dan Tempat Mesyuarat Bersama Pengerusi
                       Jawatankuasa
               (ii)     Membuat Tempahan Bilik Mesyuarat
               (iii)    Menentukan Kertas Kerja Kementerian/Jabatan/Agensi Disediakan untuk
                        Perbincangan
               (iv)    Menghantar Surat Jemputan Mesyuarat
               (v)     Memastikan Persediaan Kemudahan-kemudahan Bilik Mesyuarat
               (vi)    Menentukan Kehadiran
               (vii) Perbincangan Pramesyuarat
               (viii) Memberitahu Ahli-ahli Mesyuarat Tentang Etiket Mesyuarat

     (b)    Tindakan Semasa Mesyuarat
               (i)     Catatan Minit Mesyuarat

     (c)    Tindakan Selepas Mesyuarat
               (i)    Penyediaan Minit
               (ii)   Format Minit Mesyuarat
               (iii) Susunan Nama Ahli-ahli Mesyuarat
               (iv) Catatan Perbincangan
               (v)     Pengesanan Maklum Balas Pelaksanaan Keputusan Mesyuarat
               (vi) Laporan Maklum Balas oleh Urus Setia
               (vii)   Menentukan Format Maklum Balas dari Kementerian/Jabatan
               (viii) Penyediaan Laporan Maklum Balas oleh Kementerian/Jabatan Bertanggungjawab

D.    PENUTUP

LAMPIRAN
Lampiran A: Format Minit Mesyuarat
Lampiran B: Contoh Rekod Khas yang Dicadangkan Bagi Pengesanan Maklum Balas Pelaksanaan Keputusan Mesyuarat

A. TUJUAN

Panduan ini bertujuan untuk membantu pihak pengurusan dan urus setia jawatankuasajawatankuasa Kerajaan menjalankan tanggungjawab yang ditugaskan dengan lebih cekap dan berkesan.

B. LATAR BELAKANG

2. Dari semasa ke semasa, Kerajaan mewujudkan jawatankuasa-jawatankuasa untuk melaksanakan berbagai tanggungjawab. Secara umumnya, jawatankuasa-jawatankuasa itu memainkan peranan untuk merancang pelaksanaan sesuatu dasar dan program Kerajaan, memperoleh nasihat dan pihak-pihak yang mempunyai kepakaran dan pengalaman dalam perkara tertentu, menyelaras dan menyatukan usaha pelaksanaan sesuatu program supaya tindakan yang dilakukan oleh semua agensi Kerajaan yang terlibat bersepadu dan harmoni, dan menyelesaikan masalah yang timbul dalam melaksanakan sesuatu keputusan jawatankuasa.

3. Jawatankuasa mengadakan mesyuarat dari semasa ke semasa. Mesyuarat yang diadakan hendaklah mempunyai tujuan tertentu. Agenda dan jadual mesyuarat hendaklah dirancang dengan teliti untuk menentukan mesyuarat dijalankan dengan cekap dan berkesan. Mesyuarat yang dirancang dan diuruskan dengan baik akan menggalakkan ahli-ahli memberi sumbangan berkesan dalam mesyuarat.

4. Sebuah urus setia akan dilantik untuk membantu keberkesanan fungsi sesebuah jawatankuasa. Urus setia ini akan menjalankan tugas-tugas seperti merancang dan mengatur mesyuarat, menghantar surat jemputan mesyuarat dan menyediakan minit mesyuarat. Di samping itu, urus setia juga bertanggungjawab mewujudkan satu sistem pengesanan bagi menentukan follow-up dan follow-through ke atas keputusan-keputusan jawatankuasa.

C. TANGGUNGJAWAB URUS SETIA

5.         Tanggungjawab urus setia boleh dibahagikan kepada tiga peringkat, iaitu:

          (a) Tindakan pramesyuarat
            (b) Tindakan semasa mesyuarat
            (c) Tindakan selepas mesyuarat

(a) Tindakan Pramesyuarat

(i) Menentukan Agenda, Tarikh, Masa dan Tempat Mesyuarat Bersama Pengerusi Jawatankuasa

Urus setia hendaklah berunding dengan pengerusi jawatankuasa untuk menentukan agenda, tarikh, masa dan tempat mesyuarat. Pengerusi dan urus setia dikehendaki juga merancangkan peruntukan masa untuk setiap perkara dalam agenda.

(ii) Membuat Tempahan Bilik Mesyuarat

Tempahan bilik mesyuarat hendaklah dibuat secara bertulis. Maklumat-maklumat yang berikut hendaklah diberi kepada pegawai yang bertanggungjawab menerima tempahan:
- nama jawatankuasa
- nama pengerusi mesyuarat
- nama setiausaha mesyuarat
- tarikh, masa mula dan masa dijangka tamat
- bilangan anggota yang akan menghadiri mesyuarat
- peralatan-peralatan yang diperlukan di dalam bilik mesyuarat
- jenis minuman ringan yang diperlukan

(iii) Menentukan Kertas Kerja untuk Perbincangan

Urus setia hendaklah menentukan kertas kerja yang disediakan oleh kementerian/jabatan/agensi untuk pembentangan dalam mesyuarat diterima dalam tempoh sekurang-kurangnya 15 hari sebelum mesyuarat. Urus setia juga dikehendaki memberitahu kementerian/jabatan/agensi yang dipertanggungjawabkan untuk menyediakan kertas kerja mengenai:
- bilangan salinan kertas kerja yang diperlukan.
- keperluan menyediakan ringkasan eksekutif sekiranya kertas kerja melebihi 15 muka surat (tidak termasuk lampiran)

(iv) Menghantar Surat Jemputan Mesyuarat

Pihak urus setia hendaklah menentukan supaya ahli-ahli mesyuarat menerima surat jemputan mesyuarat dan dokumen-dokumen berkenaan dalam tempoh sekurang-kurangnya 10 hari sebelum sesuatu mesyuarat itu diadakan. Tempoh itu merupakan norma masa yang baik bagi penghantaran surat jemputan mesyuarat. Surat jemputan mesyuarat mestilah mengandungi maklumat-maklumat asas seperti:
- nama jawatankuasa
- tarikh dan tempat mesyuarat
- masa mula dan masa dijangka tamat
- agenda mesyuarat
- nama Pengerusi
- jenis pakaian

Agenda mesyuarat hendaklah disusun di dalam bentuk seperti yang berikut:
- Perutusan Pengerusi
- Pengesahan minit mesyuarat yang lalu
- Perkara-perkara berbangkit
- Pembentangan kertas-kertas kerja
- Hal-hal lain
- Penutup

Urus setia hendaklah menyatakan sama ada ahli-ahli yang dijemput dibenarkan menghantar wakil. Sekiranya dibenarkan, jawatan wakil hendaklah dinyatakan.

(v) Memastikan, Persediaan Kemudahan-kemudahan Bilik Mesyuarat

Urus setia hendaklah memastikan bilik mesyuarat disediakan mengikut pelan mesyuarat. Semakan ini bertujuan untuk memastikan perkara yang berikut disediakan:
- menentukan bilik mesyuarat dalam keadaan bersih dan kemas
- tempat duduk yang mencukupi disediakan dan jika perlu, menyediakan dan menyusun nama Pengerusi dan ahli-ahli mesyuarat yang akan hadir
- alat pembesar suara disediakan dan berfungsi
- alat-alat tulis disediakan di atas meja
- overhead projector dan peralatannya disediakan jika perlu
- menentukan semula tempahan minuman ringan telah dibuat

Urus setia hendaklah menentukan perkara-perkara tersebut di atas disediakan sekurang-kurangnya satu jam sebelum sesuatu mesyuarat dimulakan.

(vi) Menentukan Kehadiran

Dalam mesyuarat yang penting, urus setia dikehendaki berhubung dengan ahli-ahli mesyuarat untuk menentukan senarai ahli-ahli yang akan menghadiri mesyuarat. Senarai ini hendaklah disediakan dalam tempoh sekurang-kurangnya dua hari sebelum mesyuarat diadakan.

(vii) Perbincangan Pramesyuarat

Urus setia perlu mengadakan perbincangan dengan pengerusi untuk meneliti maklum balas diterima dan mengenal pasti tindakan-tindakan yang perlu untuk menyelesaikan masalah-masalah yang timbul. Norma kerja yang baik untuk mengadakan perbincangan ini ialah dua hari sebelum sesuatu mesyuarat diadakan.

(viii) Memberitahu Ahli Mesyuarat Tentang Etiket Mesyuarat

           - cara-cara memberi penghormatan kepada pengerusi dalam mesyuarat
            - menghadiri mesyuarat menepati masa
            - memberitahu pengerusi/setiausaha sekiranya berhajat meninggalkan mesyuarat

(b) Tindakan Semasa Mesyuarat

(i) Catatan Minit Mesyuarat

            Minit mesyuarat hendaklah merekodkan:
            - senarai kehadiran mesyuarat
            - perkara-perkara penting yang dibincangkan dalam mesyuarat
            - keputusan-keputusan yang dibuat
            - tindakan-tindakan susulan yang perlu diambil oleh kementerian/jabatan

(c) Tindakan Selepas Mesyuarat

(i) Penyediaan Minit

Draf minit untuk kelulusan pengerusi hendaklah dikemukakan kepada pengerusi jawatankuasa untuk mendapat persetujuan tidak lewat dan tiga hari selepas tarikh mesyuarat diadakan. Minit mesyuarat yang telah diluluskan oleh pengerusi mesyuarat hendak1ah diedarkan kepada ahli-ahli mesyuarat tidak lewat daripada satu minggu selepas tarikh mesyuarat diadakan.

(ii) Format Minit Mesyuarat

Format minit mesyuarat hendaklah disusun mengikut susunan agenda mesyuarat. Contoh format minit mesyuarat adalah seperti di Lampiran A.

(iii) Susunan Nama Ahli Mesyuarat

Catatan nama ahli-ahli mesyuarat hendaklah disusun mengikut kekananan ahli-ahli yang hadir.

(iv) Catatan Perbincangan

Catatan minit mesyuarat hendaklah direkodkan secara padat, tepat dan jelas. Catatan setiap perkara yang dibincangkan hendaklah diikuti dengan nota yang menunjukkan sama ada tindakan lanjut diperlukan atau untuk makluman sahaja. Misalnya:

(Catatan minit)

Tindakan: (nama agensi)
atau

(Catatan minit)

Tindakan: Untuk makluman sahaja
Contoh (sedang diproses)

(v) Pengesanan Maklum Balas Pelaksanaan Keputusan Mesyuarat

Ahli-ahli mesyuarat atau mana-mana pihak lain yang telah diberi tanggungjawab melaksanakan sesuatu keputusan mesyuarat hendaklah memberi maklum balas kepada urus setia mesyuarat. Urus setia pula akan bertanggungjawab untuk mengesan pelaksanaan keputusan-keputusan mesyuarat tersebut. Oleh hal yang demikian adalah mustahak satu rekod disediakan untuk mengesan maklum balas bagi keputusan-keputusan mesyuarat yang penting (lihat Lampiran B). Butir-butir yang

terkandung dalam rekod pengesanan maklum balas ini adalah seperti yang berikut:

Bilangan
Berikan nombor secara bersiri bagi setiap perkara yang dicatatkan di dalam rekod pengesanan.

Rujukan Minit
Rujukan bilangan minit mesyuarat dan perenggan berkaitan.

Perkara
Tajuk perkara seperti mana tercatat dalam minit mesyuarat berkaitan.

Tarikh Hantar
Tarikh menghantar minit mesyuarat kepada kementerian/jabatan.

Kementerian/Jabatan
Nama kementerian/jabatan yang dikehendaki memberi maklum balas.

Tarikh Maklum Balas Patut Diterima
Tarikh maklum balas sepatutnya diterima oleh urus setia.

Tarikh Maklum Balas Diterima
Tarikh maklum balas diterima oleh urus setia.

Tarikh Maklum Balas Dibentangkan
Tarikh maklum balas dibentangkan di dalam mesyuarat.

Status
Nyatakan satu. ada tindakan telah selesai atau memerlukan tindakan susulan. Untuk menentukan urus setia menerima maklum balas seperti yang dikehendaki, Pengerusi mesyuarat hendaklah dan semasa ke semasa menekankan supaya pemberian maklum balas disediakan dan dihantar mengikut jadual. Sebagai norma kerja, maklum balas patut di terima oleh urus setia selewat-lewatnya seminggu sebelum tarikh mesyuarat berikutan.

(vi) Laporan Maklum Balas oleh Urus Setia

Maklum balas yang diterima oleh urus setia hendaklah diedarkan untuk perhatian ahli-ahli mesyuarat. Urus setia hendaklah menyusun maklum balas yang diterima mengikut tajuk seperti dalam minit mesyuarat. Untuk memudahkan lagi proses penelitian dan membuat keputusan, urus setia hendaklah membuat ringkasan dan penganalisisan terhadap maklum balas-maklum balas yang diterima.

Urus setia hendaklah menyediakan laporan maklum balas bagi setiap keputusan mesyuarat mengikut format yang berikut:

Cabutan Keputusan
Taip semula keputusan mesyuarat seperti mana tercatat dalam minit mesyuarat.

Ringkasan dan Ulasan Urus Setia
Urus setia hendaklah menyediakan ringkasan serta penganalisisan mengenai maklum balas dan pelaksanaan keputusan-keputusan mesyuarat.

Maklum Balas dari Kementerian/Jabatan
Maklum balas lengkap yang diterima oleh urus setia mengenai pelaksanaan sesuatu keputusan hendaklah disertakan sebagai lampiran kepada laporan maklum balas urus setia. Maklum balas disusun mengikut tajuk kementerian/jabatan.

Senarai Pihak yang Belum Memberi Maklum Balas
Senarai nama kementerian/jabatan yang perlu memberi maklum balas tetapi masih belum berbuat demikian juga perlu disertakan sebagai lampiran kepada laporan maklum balas urus setia.

(vii) Menentukan Format Maklum Balas dari Kementerian/Jabatan

Kementerian/jabatan yang bertanggungjawab melaksanakan keputusan mesyuarat hendaklah menghantar maklum balas kepada urus setia mesyuarat dengan menggunakan format yang berikut:

Cabutan Keputusan
Taip semula keputusan mesyuarat seperti mana tercatat dalam minit mesyuarat.

Kedudukan Masa Kini
Beri keterangan mengenai tindakan yang telah diambil untuk melaksanakan keputusan mesyuarat.

Peringkat Pelaksanaan/Pencapaian
Buat perbandingan antara peringkat pelaksanaan/pencapaian sebenar dengan pelan pelaksanaan.

Masalah Pelaksanaan
Sebutkan masalah pelaksanaan, jika ada, yang telah menghalang pencapaian matlamat keputusan mesyuarat.

Cadangan Penyeliesaian Masalah
Beri keterangan mengenai cadangan kementerian/jabatan untuk mengatasi masalah yang dihadapi.

(viii) Penyediaan Laporan Maklum Balas oleh Kementerian/Jabatan Bertanggungjawab

Dalam keadaan apabila keputusan mesyuarat memerlukan maklum balas mengenai pelaksanaan program-program yang melibatkan seluruh agensi Perkhidmatan Awam, tanggungjawab penyediaan laporan maklum balas hendaklah diberi kepada agensi yang bertanggungjawab menyelaras pelaksanaan program tersebut. Maklum balas yang diterima oleh urus setia hendaklah diserahkan kepada agensi berkenaan untuk dibuat ringkasan dan penganalisisan serta disediakan laporan maklum balas. Agensi berkenaan dikehendaki menyediakan laporan maklum balas dalam tempoh dua minggu.

D. PENUTUP

6. Panduan ini telah menggaris serta menetapkan norma-norma kerja yang minimum bagi perkara-perkara penting dalam pengendalian mesyuarat sesuatu jawatankuasa Kerajaan. Diharapkan panduan yang telah disediakan akan dapat menjamin keberkesanan urus setia melaksanakan tugas supaya dapat membantu pelaksanaan tanggungjawab yang diberikan kepada sesebuah jawatankuasa.